Learn first
For the latest KMBS events and news, visit KMBS Live at the top right corner of the screen
Open kmbs liveДоцільність проведення наради – це далеко не завжди про тайм-менеджмент2. Для чого ця зустріч? Як правило, ми асоціюємо мету наради з її темою і нечасто замислюємося, чи організуємо її для обміну інформацією, обговорення чи прийняття рішення – і де границі між цими форматами, як вони мають поєднуватися у конкретній зустрічі. Якщо мета нечітка, нарада з великою ймовірністю стане марним витрачанням часу. Наприклад, в одній компанії проводилися щомісячні зустрічі, на яких повинні були прийматися рішення щодо того, чи розвивати, чи «вбивати» продукти, які знаходились посередині циклу розробки. Проте найчастіше такі наради складалися з багатогодинних обговорень, а рішень приймалося мало. Частково це було пов’язано зі складністю теми, частково – з тим, що в команді були конфлікти інтересів (хтось міг захищати той чи інший продукт). Щоб виправити ситуацію, компанія залучила спеціального менеджера, який координував розповсюдження матеріалів до наради, і тим самим мінімізував інформаційну частину зустрічей. Крім того, під час наради він слідкував за дотриманням границі між дискусіями та прийняттям рішень. Після зустрічі він координував роботу різних комітетів, щоб рішення втілювалися. Це значно збільшило якість рішень у цій організації.
Якщо мета нечітка, нарада з великою ймовірністю стане марним витрачанням часу3. Якою є роль кожного учасника? Важливо розуміти не тільки мету наради й перелік тих, хто має бути присутнім – але й якими будуть їхні ролі, і як вони впливатимуть на результат. Скажімо, якщо людям не вистачатиме повноважень для впровадження рішення – то ефективність наради прямуватиме до нуля. Експерти McKinsey пропонують класифікувати ролі таким чином: «ті, хто приймає рішення» (мають право голосу й відповідальність), «радники» (надають інформацію, задають контекст, впливають на рішення), «ті, хто рекомендує» (проводять аналіз, досліджують альтернативи, визначають за і проти й пропонують – що можна зробити), «партнери з виконання» (переважно беруть участь у втіленні рішення). Є ще одна роль – «турист». Ці люди не повинні брати участі у нарадах, проте вони часто на них присутні. Завдання керівника – визначити їх і намагатися тримати їхню кількість під контролем. А коли вони все ж приходять, розуміти – навіщо. Наведені запитання дозволяють виявити «фатальні недоліки» зустрічей, які можуть перетворити нараду на даремно витрачений час. За матеріалами mckinsey.com